Integritetspolicy
Inledning
Kvinno- och tjejjouren Ada är en ideell, politiskt och religiöst obunden förening. Kvinno- och tjejjouren Ada är medlemmar i Riksorganisationen för kvinnojourer och tjejjourer i Sverige, Roks. Kvinno- och tjejjouren Ada, nedan kallat Ada, vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi beskriver med denna Integritetspolicy hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt rådande lagstiftning och hur du kan utöva dina rättigheter.
Kvinno- och tjejjouren Ada är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. I vår integritetspolicy beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Policyn gäller för alla sammanhang, såsom besök av vår hemsida, kontakt via mejl eller telefon eller om uppgifter lämnas till oss på något annat sätt. Vidare gäller policyn oavsett om du har kontakt med oss som stödsökande, medlem, anställd, gåvogivare, yrkesverksam eller i annat syfte.
Vad är en personuppgift?
All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Det innebär alla uppgifter som kan identifiera dig och vilken relation vi har till dig.
Direkt identifierade personuppgifter kan vara uppgifter såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, ip-nummer, foton. Indirekt identifierande personuppgifter kan vara exempelvis arbetsplats och yrkesroll.
Känsliga personuppgifter
Personuppgifter kategoriseras som ”vanliga” eller ”känsliga”. Känsliga personuppgifter kan exempelvis vara uppgifter om etniskt ursprung, religiös övertygelse, sexuell läggning eller hälsa. Ada kan komma att behandla känsliga personuppgifter i sin stödverksamhet och som arbetsgivare. Vi behandlar känsliga personuppgifter efter samtycke från den stödsökande. I samband med biståndsplaceringar i Adas skyddade boende lyder Ada under SoL.
Personuppgifter som Ada behandlar
Vanligast förekommande är att Ada behandlar personuppgifter som namn, adress, epostadress och telefonnummer. Även personnummer eller transaktionsuppgifter som bankkonto kan behandlas i vissa fall. I Adas stödverksamhet behandlas även känsliga personuppgifter. De flesta personuppgifter får Ada direkt från den enskilde. Ibland får Ada personuppgifter från andra och då framförallt från Socialtjänsten med anledning av en biståndsplacering i Adas skyddade boende.
Om Ada oavsiktligt får del av dina personuppgifter, eller om någon annan lämnar oss dina personuppgifter utan ditt samtycke, raderar vi dessa så fort vi har möjlighet.
När Ada samlar in personuppgifter
Ada samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna driva sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt. Syftena för att hantera personuppgifter är i sammanfattande drag att möjliggöra medlemmarnas deltagande i föreningen, möjliggöra finansiering samt att kunna ta emot gåvor, administrera allt som rör driften av föreningen och den dagliga verksamheten, för att bedriva skydd och stöd till våldsutsatta kvinnor, tjejer och barn samt bedriva opinionsbildning.
Givar- och medlemsservice
- När du blir medlem i Ada.
- När du anmäler intresse för att delta i Adas grundutbildning för nya medlemmar samt
då du deltar i densamma. - För kommunikation med och mellan Adas medlemmar.
- För att möjliggöra medlemmars insyn i och deltagande i föreningens arbete.
- För att ta emot gåvor via Swish eller banköverföring.
Administration
- När du e-postar någon av våra anställda eller några av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller då vi mejlat till dig.
- När du ringer någon av våra anställda eller till våra officiella telefonnummer kan dina uppgifter användas för att upprätthålla kontakten med dig.
- Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll, eller på annat sätt involveras i Adas verksamhet, kan dina uppgifter behandlas i minnesanteckningar, protokoll, som referens på fakturor eller liknande.
- Om du anmäler intresse för Adas grundutbildning för nya medlemmar samt om du deltar på densamma.
- Om du söker anställning eller praktik.
- Om du är anställd på Ada används dina personuppgifter för personaladministration, löneadministration.
- I Adas ekonomiska administration förekommer personuppgifter på fakturor, verifikationer, projektansökningar och andra nödvändiga underlag samt för kommunikation med berörda parter.
- För revisions- och verksamhetsberättelse.
- I Adas interna uppföljning förekommer personuppgifter i bland annat avvikelserapporter, mötesprotokoll och redovisningar.
- För föreningens finansiering, såsom ansökan verksamhetsbidrag och projektansökningar.
- För att fullgöra beställningar av material, såsom böcker eller Adas informationsfoldrar.
Stödverksamhet
- När du bor i Adas skyddade boende genom biståndsplacering följer Ada SoL.
- När du bor i Adas skyddade boende utan bistånd från socialtjänsten.
- När du besöker Adas samtalsmottagning kan vi komma att hantera dina personuppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Du kan välja att vara anonym.
- Om du kontaktar oss via telefon eller mejl kan vi komma att hantera dina personuppgifter för att kunna upprätthålla kontakt med dig. Du kan välja att vara anonym.
- Om du kontaktar oss via vår tjejchatt har du rätt att vara anonym och väljer själv om och vilka personuppgifter du vill delge oss.
Opinionsbildning
- För att hantera förfrågningar om studiebesök, föreläsningar eller anmälningar till evenemang.
- När du skriver kommentarer på någon av Adas offentliga sociala medier.
Personuppgifter som Ada kan lämna ut
I en del sammanhang kan Ada lämna ut personuppgifter, exempelvis i följande
sammanhang:
- När Ada söker verksamhetsbidrag eller projektmedel (endast Adas medlemmars personuppgifter).
- När Adas medlemmar önskar inloggningsuppgifter till Roks intranät eller önskar prenumerera på tidningen Kvinnotryck.
- När Adas medlemmar anmäler sig som deltagare till externa aktiviteter, till exempel utbildningar.
- När Ada behöver göra orosanmälningar om misstanke att barn far illa.
Med vilket stöd behandlar Ada uppgifterna (rättslig grund)
Behandling av personuppgifter kräver stöd av rättslig grund. När Kvinno- och tjejjouren Ada samlar in personuppgifter görs det på någon av följande rättsliga grunder:
- Avtal – Till exempel medlemskap
- Rättsliga förpliktelser – Exempelvis då Ada är skyldiga att följa Bokföringslagen eller SoL.
- Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse – Exempevis då Ada tar emot
biståndsbeviljad kvinna/familj i Adas skyddade boende. - Samtycke – Till exempel då du skrivit på Adas samtyckesblankett eller uttryckligen sagt att
vi får behandla dina uppgifter. - Intresseavvägning/berättigat intresse – Till exempel intern kommunikation via sociala
medier och medlemsadministration.
I Adas verksamhet kan våra ändamål för behandling av personuppgifter kopplas till rättsliga grunderna enligt följande;
- Medlemsservice och givarservice – Uppfyllande av avtal och berättigat intresse.
- Administration – Rättsliga förpliktelser, berättigat intresse, uppfyllande av avtal samt samtycke.
- Stödverksamhet – Myndighetsutövning (SoL), rättsliga förpliktelser, avtal, berättigat intresse.
- Opinionsbildning – berättigat intresse.
Gallring
Personuppgifter som rör Adas medlemmar, däribland även anställda, gallras i vissa digitala dokument och i mejllistor snarast i samband med att den enskilde avslutar sitt medlemskap. Mötesprotokoll eller exempelvis dokumentation av minnesvärda event sparar Ada över tid baserat på berättigat intresse. Personuppgifter som förekommer i samband med löneadministration, projektredovisningar eller fakturor sparas under längre tid med anledning av rättsliga förpliktelser.
Uppgifter om stödsökande strimlas eller ges till den stödsökande efter avslutad kontakt, om inte den stödsökande kommer överens med Ada om att någon uppgift ska sparas en tid på Ada. Uppgifter som rör stödsökande som bott i Adas skyddade boende genom biståndsplacering behandlas och gallras enligt SoL.
Dina rättigheter och val som registrerad
Den som har någon personuppgift hos Kvinno- och tjejjouren Ada har rätt att kontakta Ada för att få information om vilka uppgifter som behandlas. Den enskilde har rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av sina personuppgifter. Den enskilde har rätt att återkalla tidigare givit skriftligt samtycke. Undantag förekommer i de hänseenden Ada är skyldig att fortsätta att behandla uppgifterna med anledning av rättsliga förpliktelser eller myndighetsutövning, såsom för att följa bokföringslagen eller SoL.
Barns personuppgifter
Ada behandlar inte avsiktligt personuppgifter för barn under 18 år. I samband med bistånd enligt SoL kan dock även barns personuppgifter förekomma i exempelvis dokument från andra verksamheter och som Ada med anledning av SoL eller mammans samtycke hanterar, samt i dokument upprättade av Ada.
I Adas tjejjoursverksamhet kan personuppgifter för barn under 18 år förekomma då den unga tar kontakt med oss via tjejchatten, mejl eller telefon, och frivilligt delger oss personuppgifter. Den som kontaktar Adas tjejjour har rätt att vara anonym, och bestämmer själv vilka uppgifter den vill lämna. Syftet med hantering av personuppgifter är att upprätthålla en kontakt med den unga eller om Ada behöver göra en anmälan om misstanke att barn far illa.
Tjejjourschatten
För mer information om hur dina personuppgifter behandlas när du har kontakt med oss via tjejjourschatten på www.rokstjejjourer.se se Roks (www.roks.se) integritetspolicy.
Länkar till externa webbplatser
På Adas hemsida, i Adas informationsmaterial eller på Adas offentliga sociala medier förekommer länkar till andra webbplatser. Ada ansvarar inte för hur dina personuppgifter behandlas på dessa webbplatser.
Säkerhet
Ada vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att dina personuppgifter ska skyddas från otillbörlig åtkomst, förändring eller radering.
Alla Adas medlemmar förbinder sig till ett tystnadslöfte. Då Adas medlemmar hanterar personuppgifter i samband med biståndsplaceringar lyder medlemmen under SoL och därmed sekretesslagen. Adas lokaler skyddas genom, för verksamheten, godkända lås. Personuppgiftsincidenter rapporteras till Datainspektionen.
Användning av kakor (cookies)
På grund av säkerhet för våldsutsatta som besöker vår hemsida använder sig Ada inte av cookies på sin webbplats.
Förändring av integritetspolicyn
Om denna integritetspolicy ändras kommer den uppdaterande integrationspolicyn att publiceras på Adas hemsida www.kvinnojouren-ada.nu Vi kan även komma att informera dig på annat sätt såsom exempelvis via e-post.
Kontaktinformation till Kvinno- och tjejjouren Ada
Om du har frågor kring Adas behandling av personuppgifter kan du kontakta oss via mejl eller telefon; info@kvinnojouren-ada.nu eller 031 – 13 11 66